Technische Einordnung

Administrative Units (AUs) sind eine Funktion in Microsoft Entra ID, mit der Sie administrative Berechtigungen auf definierte Teilbereiche Ihrer Organisation beschränken können. Sie ermöglichen es, Rollen wie Helpdesk-Administrator oder Compliance-Administrator nur für bestimmte Benutzer, Gruppen oder Geräte innerhalb eines AUs zu vergeben.

In Microsoft Purview können Administrative Units bereits für DLP-Richtlinien, Insider Risk Management, Records Management und weitere Lösungen genutzt werden. Sie begrenzen die Sichtbarkeit von Alerts, Aktivitäten und Richtlinien auf die Mitglieder der jeweiligen AU.

Typisches Praxisszenario

In einem mittelständischen Unternehmen mit mehreren Standorten könnte jede Niederlassung eine eigene Administrative Unit erhalten. Damit könnten lokale IT-Verantwortliche DLP-Richtlinien für Copilot-Interaktionen nur für ihre Niederlassung verwalten, ohne Zugriff auf die Gesamtorganisation zu haben.

Aktuell ist die Administrative-Units-Unterstützung für Copilot-DLP noch nicht verfügbar. Sobald sie laut Roadmap verfügbar ist, könnte sie genau dieses Szenario ermöglichen: regionale Delegation von Copilot-DLP-Richtlinien, ohne globale Administratorrechte zu vergeben.

Was sich heute schon vorbereiten lässt

  1. Prüfen Sie heute, ob Ihre Organisation bereits Administrative Units in Microsoft Entra ID nutzt, um eine Basis für spätere Delegationen zu schaffen.
  2. Inventarisieren Sie bestehende Administrative Units und klären Sie, welche organisatorischen Einheiten (z. B. Standorte, Abteilungen) sinnvoll abgebildet werden könnten.
  3. Prüfen Sie die Lizenzlage: Entra ID P1 wird für jeden Administrator benötigt, der eine auf eine Administrative Unit begrenzte Rolle zugewiesen bekommt; für die Mitglieder selbst genügt Entra ID Free, und das Anlegen der Einheiten ist ebenfalls mit Free möglich.
  4. Definieren Sie Verantwortlichkeiten: Legen Sie fest, welche Personen künftig Administrative-Unit-Administratoren sein sollen und welche Rolle sie übernehmen.
  5. Benennen Sie eine Pilotgruppe, etwa eine Niederlassung oder Abteilung, die als erstes Administrative Units für Copilot-DLP nutzen könnte, sobald verfügbar.
  6. Dokumentieren Sie die aktuelle DLP-Policy-Landschaft für Copilot-Interaktionen, um später vergleichen zu können, wie sich die Delegation auswirkt.

Was im Microsoft-365-Tenant geprüft werden sollte

  • Klären Sie, ob die Mitglieder der Einheiten später über dynamische Mitgliedschaftsregeln zugewiesen werden sollen: in diesem Fall benötigt jedes Mitglied eine Entra ID P1-Lizenz und nicht nur die Administratoren.
  • Ermitteln Sie, wie viele Personen künftig Rollen mit Geltungsbereich einer Administrative Unit erhalten sollen, denn genau für diese Personen fällt je eine Entra ID P1-Lizenz an.
  • Ermitteln Sie, welche Administratoren aktuell DLP-Richtlinien für Copilot-Interaktionen verwalten.
  • Analysieren Sie, welche organisatorischen Einheiten sinnvoll als Administrative Units abgebildet werden könnten.
  • Prüfen Sie, ob bereits Adaptive Scopes oder ähnliche Strukturen in DLP-Policies verwendet werden, um später Vergleichbarkeit zu gewährleisten.

Typische Fehler und Anti-Patterns

  • Administrative Units als bereits verfügbare Funktion für Copilot-DLP zu behandeln, obwohl sie laut Roadmap noch nicht allgemein verfügbar sind.
  • Administrative Units ohne klare organisatorische Struktur einzuführen, was später zu unklaren Zuständigkeiten führen kann.
  • Die Lizenzanforderungen für Administrative Units zu unterschätzen und dadurch späteren Roll-out zu verzögern.
  • Administrative Units nur technisch zu betrachten, ohne Verantwortlichkeiten und Prozesse für Delegation zu definieren.
  • Pilotgruppen zu ignorieren und direkt unternehmensweit zu starten, was Risiken und Aufwand erhöht.

Praxis-Checkliste für Entscheider

  1. Bewerten Sie, ob Ihre Organisation von einer regionalen oder abteilungsbezogenen Delegation von Copilot-DLP-Richtlinien profitieren würde, um den Bedarf zu klären.
  2. Ermitteln Sie, ob die Lizenzierung (Entra ID P1 für Admins) vorhanden ist oder beschafft werden muss, um Administrative Units nutzen zu können.
  3. Definieren Sie organisatorische Einheiten, die als Administrative Units sinnvoll abgebildet werden können, um klare Verantwortungsbereiche zu schaffen.
  4. Bestimmen Sie geeignete Personen als Administrative-Unit-Administratoren, um später eine klare Delegationsstruktur zu haben.
  5. Planen Sie eine Pilotphase mit einer ausgewählten Einheit, um Erfahrungen zu sammeln und Prozesse zu validieren.
  6. Vergleichen Sie nach Verfügbarkeit der Funktion die aktuelle DLP-Policy-Landschaft mit der späteren AU-gestützten Struktur, um Effekte zu messen.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Die zentrale IT-Leitung bleibt verantwortlich für die Gesamtstrategie und Governance der DLP-Richtlinien, auch wenn Delegationen über Administrative Units erfolgen.

Administrative-Unit-Administratoren übernehmen künftig die operative Verwaltung von Copilot-DLP-Richtlinien innerhalb ihrer Einheit, sobald die Funktion verfügbar ist.

Compliance-Administratoren behalten die übergeordnete Kontrolle über Richtlinien und Alerts, insbesondere für globale oder unternehmensweite Vorgaben.

Der Security- oder DLP-Administrator stellt sicher, dass die technische Umsetzung der DLP-Policies konsistent bleibt und die Delegation reibungslos funktioniert.

Business-Nutzen

Die Delegation von Copilot-DLP-Richtlinien über Administrative Units ermöglicht eine granularere Kontrolle und reduziert das Risiko von Fehlkonfigurationen durch zu weitreichende Berechtigungen.

Für mittelständische Mandanten bedeutet das eine bessere Skalierbarkeit und Effizienz: Lokale IT-Teams können Richtlinien eigenständig verwalten, ohne auf zentrale Ressourcen angewiesen zu sein.

Betriebsmodell, sobald die Funktion verfügbar ist

Sobald die Funktion verfügbar ist, wird ein Betriebsmodell nötig, in dem Administrative-Unit-Administratoren regelmäßig geschult und koordiniert werden, um konsistente Richtlinien sicherzustellen.

Das zentrale Compliance-Team sollte Monitoring- und Reporting-Prozesse etablieren, um delegierte Richtlinien zu überwachen und bei Bedarf zentral eingreifen zu können.

Messbare Signale für Fortschritt

Ein messbares Signal wäre die Anzahl der DLP-Alerts und Policy-Matches, die lokal durch Administrative-Unit-Administratoren bearbeitet werden, im Vergleich zur zentralen Bearbeitung.

Ein weiteres Signal ist die Zeit bis zur Policy-Anpassung in einer Administrative Unit im Vergleich zur zentralen Umsetzung – kürzere Reaktionszeiten sprechen für erfolgreiche Delegation.

Priorisierung: Was zuerst?

Zuerst sollten Sie die Lizenzlage und vorhandene Administrative Units prüfen, da diese Voraussetzung für spätere Delegation sind.

Anschließend empfiehlt sich die Definition organisatorischer Einheiten und Verantwortlichkeiten, um eine klare Struktur für die spätere Delegation zu schaffen.

Einordnung durch Azuric

Im Azuric-Assessment identifizieren wir zunächst, ob Administrative Units bereits genutzt werden und wie die Lizenzierung aussieht, um die Grundlage für Copilot-DLP-Delegation zu schaffen.

Wir empfehlen, eine Pilotgruppe zu definieren und Verantwortlichkeiten zu klären, damit Sie bei Verfügbarkeit der Funktion sofort starten können.

Quellen

Dieser Beitrag ist eine eigene Azuric-Einordnung. Die folgenden Quellen wurden zur fachlichen Grundlage herangezogen.